Documenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn

Gewoonlijk zijn documenten de dragers van bedrijfskritische informatie. Deze moeten gemakkelijk toegankelijk zijn, de kwaliteit moet verzekerd zijn en de authentiek moet verzekerd zijn. Het documentbeheer van Jeeves vervult deze fundamentele vereisten.

Een efficiënt documentbeheersysteem re­duceert de tijd voor het vinden van documenten en waarborgt ook de correcte versies.

Een standaardknop in het menu maakt de EDM module vanuit alle Jeeves modules toegankelijk.

Hierdoor is het uiterst makkelijk om nieuwe docu­menten met elkaar te verbinden of de document te bekijken die reeds verbonden zijn met bijvoorbeeld een project, een order of een klant. Docu­menten kunnen, direct worden geopend vanuit Jeeves en worden afgedrukt of met de e-Mail worden verstuurd.

Meerdere personen kunnen eenzelfde document op hetzelfde moment lezen, maar aanpassingen kunnen slechts door één persoon tegelijkertijd worden gedaan. Om te achterhalen welke veranderingen zijn gedaan en wie deze maakte, heeft Jeeves EDM een geavanceerd beheer van zowel revisie als versie. In het algemeen wordt slechts de meest recente versie van het document bekeken, maar eerdere versies zijn wel beschikbaar.