Service Management

Service Management

ERP software powered by JIS Nederland

Jeeves Service Management is gemaakt voor bedrijven die reparatie en onderhoud aanbieden aan hun afnemers of dit intern nodig hebben. Jeeves ERP is uitgerust met een robuuste toolset voor servicebeheer waarmee u uw serviceopdrachten kunt plannen, plannen en volgen. Met ingebouwde tools om traceerbaarheid, contracten, garanties en claims te beheren, kunt u uw service proactief beheren. En met de nieuwe mobiele buitendienst-app krijgt u verbeterde marges, direct gegevens van betere kwaliteit uit het veld en een professionelere, modernere werkomgeving voor uw servicetechnici.

Jeeves Service Management is volledig geïntegreerd met andere onderdelen van Jeeves. Zo  kunnen bijvoorbeeld volledige workflows worden ingericht. SLA´s kunnen worden vastgelegd in contracten en in het systeem, verslaggeving kan worden gedaan op de service order of de claim onder het servicecontract.

Het werk van een monteur kan starten vanaf een vooraf gedefinieerde lijst met  materiaal en arbeid. Gekoppeld aan een bepaalde service order of er kan gekozen worden om handmatig tijd en materiaal te registeren tijdens de werkzaamheden. De monteur heeft altijd up-to-date voorraadgegevens voor eventueel benodigde onderdelen en kan, indien nodig, eenvoudig een inkooporder voor vervangende onderdelen aanmaken. Prijzen en kortingen van overeenkomsten of prijslijsten zijn beschikbaar en facturatie kan worden uitgevoerd via de normale facturatie routines.

Serienummers en subnummers kunnen eenvoudig in Jeeves worden geregistreerd en als onderdeel van bijvoorbeeld een onderhoudscontract dienen. Uiteraard worden serienummers gebruikt voor alle benodigde service activiteiten.

Registratie en workflow

In Jeeves Service Management is meldingsregistratie en claimregistratie mogelijk. Met Jeeves kan er op diverse manieren registratie worden gedaan en  workflows worden in werking gezet al naar gelang de melding of claim. De unieke eigenschap van Jeeves door op eenvoudige wijze een klantspecifieke inrichting te implementeren komt hier als heel sterk punt naar voren. Verschillende claims kennen daardoor hun eigen workflows, die over de gehele organisatie kunnen werken.

Mobiele Service

Jeeves ERP heeft eigen Field Service Management (FSM) software. Hierdoor is het mogelijk om service orders, uren administratie en materiaal op een eenvoudige manier ´live´ te communiceren tussen kantoor, monteurs en installateurs.

Field Service Management

Belangrijkste kenmerken:

Servicetracking en workflow

Het werk van een servicetechnicus kan beginnen met een vooraf gedefinieerde servicestroomsjabloon, waarin standaardmateriaal en arbeid die nodig zijn voor een bepaalde serviceorder worden beschreven. Ook kan ervoor worden gekozen om gedurende het werk handmatig tijd en materialen te administreren. Serviceorders kunnen worden gemaakt met of zonder verbinding met een stuklijst of serienummeritems. Dankzij de uitgebreide integratie van Jeeves Service Management met verkooporders, projectrapportage, voorraad en productie, blijven uw technici verbonden met real-time gegevens. Ze kunnen bijvoorbeeld de voorraad controleren op reserveonderdelen, een inkooporder voor vervangende onderdelen maken of serviceonderbrekingen rapporteren.

Service onderdelen & voorraad

Serviceonderdelen vormen meestal de basis om service te kunnen uitvoeren. Gelijke tijd hebben bedrijven vaak moeite om serviceonderdelen te beheren: om aan alle (contract)voorwaarden te voldoen moet het juiste onderdeel op het juiste moment op de juiste locatie zijn. Jeeves Service Management biedt u de tools die nodig zijn om de voorraad te plannen en de vraag naar onderdelen te voorspellen met behulp van de historische vraag en de planning van aankomende serviceoproepen.

Ondersteuning voor support-center en helpdesk

Jeeves Service Management beschikt over basisfunctionaliteit voor supportcenters en helpdesk. Hierbij is het mogelijk om direct te reageren op problemen en vragen van klanten met betrekking tot uw producten en diensten. Volledig geïntegreerd met belangrijke klantgegevens, zoals: bestel- en factureringsgeschiedenis, garantie-informatie en servicecontracten. Daardoor kunnen vertegenwoordigers zich concentreren op het opbouwen van relaties met klanten en het oplossen van klantproblemen.

Servicecontract, garantie en claims

Jeeves Service Management integreert contractuele verplichtingen in de service-workflow, zodat u consistent en nauwkeurig inkomsten kunt voorspellen en serviceopdrachten kunt beheren. De voorwaarden van zowel contracten als garanties kunnen op klantniveau worden gevolgd. Zodoende voldoen processen aan de klant specifieke norm en afspraak en wordt automatisch bepaald hoe en wanneer wordt gefactureerd tot het verwerken van een garantieclaim.

Field service planning

Met het Jeeves planningssysteem kunt u resources op een grafische manier plannen. Reparaties, installaties en andere buitendienstactiviteiten kunnen makkelijk worden gepland met inachtnemening en toewijzing van de juiste persoon, het juiste moment, de juiste plaats met de juiste onderdelen en gereedschappen. Binnen de gebruiksvriendelijke grafische interface weten uw planners wie er beschikbaar is voor toewijzing en weten uw technici waar ze moeten zijn.

Facturering

Voltooide servicewerkzaamheden en gebruikte materialen kunnen worden gefactureerd via de orderroutine in de verkoopmodule of via de opdrachtroutine in de module tijd, projecten en opdrachten. De facturen worden automatisch ingevoerd in het debiteurengrootboek en geboekt volgens de geconfigureerde routines. Serviceorder regels worden gesloten en opgeslagen naarmate een service vordert, elk met een artikelnummer en opgegeven hoeveelheid. Facturen kunnen worden gegenereerd voor, tijdens en na opdrachten, afhankelijk van de werkwijze in de organisatie. Het facturatieproces kan ook meterstanden verwerken en houdt automatisch rekening met prijslijsten, kortingsovereenkomsten en andere service level agreements en garanties. De serviceorder wordt bijgewerkt met het factuurnummer voor eenvoudige kruisverwijzing en traceerbaarheid.

Mobile field service

De mobiele ERP-app van Jeeves biedt standaard out-of-the-box basisprocessen, waaronder servicemanagement. Het field service management (FSM) zorgt voor een snellere factuurtijd, verbeterde marges, gegevens van betere kwaliteit en een professionelere, modernere werkomgeving voor servicetechnici. Technici in de buitendienst kunnen de mobiele buitendienstprocessen in de app gebruiken om werkuren en materialen te rapporteren, notities te loggen, klanten een handtekening laten zetten, toegang te krijgen tot servicegeschiedenis of garantie-informatie. Bovendien communiceren zij op deze manier rechtstreeks met de backoffice.

Documentbeheer

Jeeves Service Management wordt geleverd met krachtige EDM-functionaliteit (Electronic Document Management), waarmee uw servicemanagers belangrijke documenten kunnen koppelen aan klanten, serviceorders, artikelen of andere systeemrecords, transacties of processen. Documenten kunnen worden bekeken, ingecheckt en uitgecheckt op basis van rol gebaseerde machtigingen, zodat de meest recente goedgekeurde versie altijd toegankelijk is.

Financiële modules

Uiteraard is de service module gekoppeld met de financiële modules. Door stroomlijning van de operaties, het verhogen van de productiviteit en verbetering van het gebruik van de juiste ondersteunende software, bent u in staat om uw activiteiten op de onderhoudsafdeling winstgevend te laten zijn en uw servicelevel te verhogen.

Jeeves ERP Nieuws