We hadden eerder met Jeeves WMS moeten beginnen!
De meeste bedrijven die een WMS (Warehouse Management Systeem) implementeren realiseren zich al vrij snel welke enorme voordelen zo’n systeem heeft. Sommigen wensen dat ze Jeeves WMS eerder hadden geïnstalleerd, zoals Bufab. Thomas Vaktel, IT-systeemmanager bij Bufab, vertelt hoe ze Jeeves WMS gebruiken en welke lessen en inzichten ze hebben verzameld. Hij deelt ook enkele tips voor degenen die overwegen een Warehouse Management Systeem aan te schaffen.
In een eerder interview met Thomas Vaktel vertelde hij over hoe Jeeves ERP wordt gebruikt in 28 bedrijven die deel uitmaken van de Bufab-groep. Hij weet nog goed hoe Bufab in 2016 Jeeves ERP koos als het nieuwe bedrijfssysteem. Jeeves ERP ondersteunt Bufab bij het beheren van magazijnen in verschillende landen en zorgt ervoor dat verschillende bedrijven elkaars magazijnen kunnen inzien en bestellingen bij elkaar kunnen plaatsen.
Werken met MAGAZIJNEN IN MEERDERE LANDEN HEBBEN IS VOOR BUFAB GEEN PROBLEEM MET JEEVES ERP
Waarom had Bufab een Warehouse Management Systeem nodig?
Binnen Bufab hebben we altijd een sterke focus gehad op verbetering en optimalisatie van bedrijven in de groep. Gaandeweg bereik je een punt waarop nieuwe investeringen moeten worden gedaan om het optimalisatieproces te continueren. Het kunnen grotere of kleinere investeringen zijn in apparatuur of in nieuwe technologie. Het centrale magazijn van Bufab in Värnamo heeft altijd voorop gelopen als het gaat om nieuwe technologie en apparatuur voor verdere procesautomatisering. Daar zijn zowel het palletmagazijn als het pick-magazijn volledig geautomatiseerd. Al het picken gebeurt met kranen, waarbij de plekken waar dit plaatsvindt volledig zijn afgesloten voor mensen, zegt Thomas.
Normaliter zijn dergelijke oplossingen geschikt voor grote bedrijven met grote magazijnen, deze zijn in de meeste gevallen te uitgebreid en te duur voor kleine en middelgrote bedrijven. Als bedrijf valt Bufab precies in deze categorie van kleine en middelgrote bedrijven, waar ze normaal gesproken een traditioneel, manueel magazijn hebben met vrachtwagens, pick-karren en picken met aan de hand van papieren lijsten, legt Thomas uit.
Wat Bufab nodig had was een WMS-systeem dat al deze kleinere magazijnen naar een hoger niveau kon tillen zonder te hoeven investeren in grote systemen. We hebben destijds bedacht dat Jeeves WMS de oplossing kon zijn. We waren dan ook erg blij met de positieve feedback van het magazijn toen we live gingen met het eerste bedrijf. Daarmee zijn we dan ook volledig overtuigd dat dit de juiste weg is voor Bufab, zegt Thomas.
Jeeves WMS in 13 landen en er komen er nog meer bij
Thomas geeft aan dat Jeeves WMS is uitgerold naar 13 verschillende Bufab-bedrijven in Zweden, Noorwegen, Finland, Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk, Tsjechië, Polen, de VS, Shanghai en Singapore. En er zullen er meer komen.
In februari starten we een nieuw Jeeves WMS project voor Bufab in Hongarije. Met de ervaring die we hebben van de andere projecten zal dit naar verwachting heel makkelijk gaan. Verder overwegen we ook WMS-projecten op te starten voor de vestigingen: Bufab Spanje, Bufab India en Bufab Flos in Nederland. Een startdatum voor de laatste 3 hebben we nog niet vastgelegd, zegt Thomas.
Voordat we nieuwe projecten opstarten, bekijken we welke andere projecten lopen of gepland zijn, zodat we de juiste prioriteit kunnen vaststellen en ervoor zorgen dat we voldoende beschikbare middelen hebben voor de projecten.
Welke lessen zijn er getrokken uit de projecten?
Elk WMS-project is uniek en de doorlooptijd van zo’n project kan variëren van twee tot zes maanden. Er zijn een aantal technische zaken die vooraf moeten worden geregeld in het magazijn. Zoals een degelijke Wi-Fi-verbinding, tablets, printers en scanners en daarnaast kost het wat tijd om alles te configureren en in te stellen, zegt Thomas.
Bovendien ondervinden we bij sommige projecten moeilijkheden om apparatuur geleverd te krijgen, vanwege lange levertijden in de nasleep van wereldwijde omstandigheden. Het is dus belangrijk om de apparatuur ruim van tevoren te bestellen. Bij sommige projecten moesten we met andere apparatuur beginnen totdat de juiste apparatuur arriveerde. Zo is het bijvoorbeeld totaal onmogelijk geworden om draagbare labelprinters (die de gebruikers bij zich dragen) te bemachtigen en moeten we noodgedwongen opstarten met desktopprinters, zegt Thomas.
Het belangrijkste in een WMS-project is om een goede GAP-analyse te doen en in kaart te brengen welke routines we nu hebben en waar we in de toekomst rekening mee moeten houden bij het plannen van de WMS-processen.
De meeste dingen in Jeeves WMS worden ingesteld met parameterinstellingen en zijn daarom heel eenvoudig aan te passen aan elk afzonderlijk werkproces. In het eerste WMS-project is het daarom belangrijk om vanaf het begin tijd te besteden aan het goed implementeren van alle instellingen. We hebben een set instellingen gemaakt die we als sjabloon gebruiken in nieuwe projecten, en dat scheelt ons natuurlijk veel tijd, maar in elk project moet er nog wel iets veranderd of aangepast worden, zegt Thomas.
Hij vervolgt en noemt enkele voorbeelden van instellingen waarover ze moeten beslissen:
- Moet uit Crossdock-voorraad worden gepickt?
- Moeten orders individueel of geconsolideerd worden gepickt?
- Wat moet er afgedrukt worden bij aankomst, bij ophalen, bij consolidatie en bij verzending?
- Welke informatie moet in de verschillende programma’s worden weergegeven?
Wat is volgens jou het grootste voordeel van het Warehouse Management Systeem?
Het grootste voordeel van Jeeves WMS is dat het makkelijk is in gebruik en dat het de kans op het maken van fouten verkleint. Een nieuwe medewerker of een uitzendkracht kan op de eerste werkdag in Jeeves WMS aan de slag en het programma zorgt ervoor dat ze het juiste artikel kiezen zonder een uitgebreide training te hebben gehad in de producten die we verkopen, zegt Thomas.
Voor de magazijnmedewerkers veranderd er veel met de introductie van Jeeves WMS, dat horen we van meerdere kanten. Ze hebben een beter overzicht gekregen van wat er moet gebeuren en hoeven niet heen en weer te rennen tussen de magazijnrekken en de computers omdat alle taken ter plekke worden opgelost. Er worden minder fouten gemaakt en ze worden efficiënter, legt Thomas uit
Thomas heeft de projectmanager van de implementatie van Jeeves WMS in Noorwegen gevraagd wat er volgens hem was verbeterd, nadat ze waren overgestapt op Jeeves WMS. Hij vertelde dat sinds alles is geautomatiseerd, ze meer controle krijgen en ze gedwongen worden om in één keer op een correcte, éénduidige manier te werken. Alles wordt direct bijgewerkt, dus als er wijzigingen in een bestelling zijn aangebracht, wordt dit afgevangen. Goederen in het magazijn binnenboeken gaat veel sneller. Hetzelfde geldt voor het intern inventariseren (counting) en verplaatsen van goederen (replenishment).
Denk je dat de klantervaring met jou als leverancier is verbeterd nadat je Jeeves WMS hebt geïmplementeerd?
Ik denk dat de klanten merken dat we beter zijn geworden. We waren goed in customerservice en hadden een hoge precisie in ons magazijn, nog voordat we WMS introduceerden. Maar nu we nog nauwkeuriger zijn en verkeerd picken een zeldzaamheid is geworden, zijn er ook minder klachten en een betere ervaring voor de klant, zegt Thomas.
Heeft Jeeves WMS bijgedragen aan besparingen binnen het bedrijf? Op welke manier?
De belangrijkste besparing van Jeeves WMS is voor ons: tijd. Bufab UK vertelde me, enkele maanden na live gaan met Jeeves WMS, dat ze nu alle taken van de dag hadden afgerond, voordat de dag voorbij was. Voorheen was het altijd stressvol om de goederen in te pakken en klaar te maken voor transport voordat het transport vertrok. Ze kunnen nu een groter volume door het magazijn verwerken zonder extra mensen aan te nemen, legt Thomas uit.
Wat is uw beste advies aan andere bedrijven die overwegen om Jeeves WMS te implementeren?
Mijn advies aan andere bedrijven die overwegen om Jeeves WMS te implementeren, is om een studiebezoek te brengen aan een bedrijf dat Jeeves WMS gebruikt. Daarbij spreekt met het magazijnpersoneel om erachter te komen hoe hun dagelijkse werk met Jeeves WMS gaat. Als ze ervoor kiezen om verder te gaan, is het belangrijk dat ze een grondige GAP-analyse doen en het hele proces van A tot Z meedenken vanuit WMS-perspectief. Efficiënter wordt het niet alleen omdat het papier te vervangen door een tablet met scanner. En ‘last but not least’, het magazijn WMS gereed maken, dat wil zeggen het magazijn op orde krijgen, zorgen voor wifi-dekking en het juiste apparatuur.
Op de vraag of hij iets anders had gedaan met de kennis die hij nu heeft, antwoordt Thomas lachend:
Ja, we hadden eerder met Jeeves WMS moeten beginnen
Door: Jeeves Informations Systems AB – Ingela Lidström november 2022