Van aanleveren tot betalen: zo automatiseert Elvy factuurverwerking binnen SAP Business One
Financieel medewerkers besteden gemiddeld een groot deel van hun werkweek aan het handmatig verwerken van inkoopfacturen. Handmatige handelingen zoals importeren, controleren en goedkeuren zijn foutgevoelig en vertragen het financiële proces. Voor groeiende organisaties is dat geen houdbare situatie. Met Elvy, geïntegreerd in SAP Business One, wordt dit proces volledig gestroomlijnd en grotendeels geautomatiseerd.
Elvy is een slimme add-on die naadloos integreert met SAP Business One. Samen met JIS Nederland wordt deze automatisering niet alleen geïmplementeerd, maar ook afgestemd op de specifieke processen en werkwijze van jouw organisatie. Zo haal je maximaal rendement uit zowel Elvy als SAP Business One.
Grip op het volledige proces
Facturen worden automatisch verzameld vanuit verschillende bronnen, zoals e-mail en het Peppol-netwerk, en verwerkt binnen één overzichtelijke digitale workflow. Hierdoor heb je altijd realtime inzicht in de status van facturen en de voortgang binnen het proces. Handmatig zoeken of navragen hoort daarmee ook tot de verleden tijd.
Van herkenning tot boeking
Elvy ondersteunt alle gangbare bestandsformaten en e-factuurstandaarden, zoals PDF, UBL/XML en Peppol BIS. Met behulp van geavanceerde herkenningstechnologie worden factuurgegevens nauwkeurig uitgelezen en direct verwerkt.
Op basis van deze gegevens en bestaande informatie uit SAP Business One stelt Elvy automatisch een boekingsvoorstel op. Denk hierbij aan leveranciersgegevens, grootboekrekeningen en betalingscondities. Dit versnelt het boekingsproces aanzienlijk en minimaliseert handmatige invoer. Daarnaast kan Elvy facturen tot op regelniveau herkennen en verwerken, waardoor ook complexe facturen efficiënt en correct worden geboekt.
Slimme controles en automatische matching
Voor goederenfacturen biedt Elvy de mogelijkheid tot 3-way matching. Hierbij worden factuurgegevens automatisch vergeleken met inkooporders en ontvangsten. Bij een succesvolle match kan de factuur volledig automatisch worden verwerkt. Afwijkingen worden direct gesignaleerd, zodat jouw team alleen aandacht besteedt aan uitzonderingen, niet aan routinewerk.
Geautomatiseerde fiatteringsworkflow
Elvy beschikt over uitgebreide mogelijkheden voor digitale fiattering. Op basis van ingestelde regels, zoals bedrag, kostenplaats of grootboekrekening, wordt automatisch bepaald wie een factuur moet goedkeuren. Facturen worden vervolgens automatisch gerouteerd volgens het procuratieschema. Volledig gematchte facturen kunnen zelfs automatisch worden gefiatteerd, waardoor handmatige acties tot een minimum worden beperkt.
Fiatteren kan eenvoudig via de webapplicatie of mobiele app, zodat goedkeuring altijd en overal mogelijk is. Na volledige goedkeuring wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling in SAP Business One. Hierdoor blijft de administratie altijd actueel en betrouwbaar, en verloopt het betaalproces zonder extra handelingen.
Volledig digitaal archief en maximale transparantie
Elke factuur en de volledige audit-trail van het proces worden automatisch opgeslagen binnen SAP Business One. Dit zorgt voor een volledig doorzoekbaar digitaal archief dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Facturen kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan projecten, bestellingen of grootboekrekeningen, waardoor elke boeking volledig traceerbaar blijft.
Klanten die al werken met Elvy en SAP Business One zien direct resultaat
Organisaties die overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking rapporteren significant minder verwerkingstijd, minder fouten en meer overzicht. De combinatie van Elvy en SAP Business One, geïmplementeerd door JIS Nederland, biedt een complete oplossing die direct aansluit op de dagelijkse praktijk.
Een samenwerking die organisaties vooruithelpt
JIS Nederland brengt diepgaande kennis van SAP Business One én financiële processen samen. Die combinatie zorgt ervoor dat Elvy niet alleen technisch correct wordt ingericht, maar ook echt werkt voor jouw mensen en processen, vanaf dag één.
Het resultaat: minder handmatig werk, minder fouten en meer ruimte om te focussen op groei en strategische doelstellingen.