Het verhaal van Van Duijnen – Ruim 80 jaar koffie op het werk
De geschiedenis van Van Duijnen Koffie B.V. gaat meer dan 75 jaar terug en begint bij – wie anders – meneer Van Duijnen.
Het verhaal begint in 1941 wanneer de heer Van Duijnen als stagiair start in Amsterdam. Door de oorlogsomstandigheden richt hij zijn eigen onderneming op: G.A. van Duijnen’s Handels Maatschappij.
De focus ligt in eerste instantie op verkoopautomaten, maar al snel groeit de ambitie verder. Wat begon als een Amsterdams familiebedrijf in 1941 is uitgegroeid tot een landelijke organisatie die dagelijks duizenden werkplekken voorziet van koffie, service en technische ondersteuning.
Vandaag de dag bestaat de groep uit meerdere onderdelen, waaronder Van Duijnen Koffie, Van Duijnen Horeca Service en Horeca Techniek Nederland. Vanuit het hoofdkantoor in Almere en teams door heel Nederland levert de organisatie complete koffie- en horecaoplossingen. Ondanks de groei blijft het familiebedrijf-DNA zichtbaar: betrokkenheid, korte lijnen en een sterke focus op service en klanttevredenheid.
SAP Business One bij JIS Nederland
Voor de gehele Van Duijnen Groep is JIS Nederland in 2020 gestart met een groot automatiseringsproject. JIS kwam op het juiste moment met SAP Business One. Het vorige systeem ondersteunde niet meer alle processen. Naarmate de organisatie groeide, nam ook de complexiteit toe. Meer klanten, meer service, meer logistiek en meer data vroegen om een nieuwe digitale basis. Samen met JIS Nederland werd daarom gekozen voor SAP Business One als centraal platform.
Waar vroeger veel processen los van elkaar liepen, is nu alles verbonden in één SAP-omgeving. Verkoop, service, logistiek, administratie en rapportage werken met dezelfde realtime data. Daardoor kan de organisatie sneller schakelen en beter sturen op informatie in plaats van achteraf rapporteren.
Service is daarin volledig gedigitaliseerd. Monteurs ontvangen hun werkbonnen direct met alle relevante informatie, voeren werkzaamheden uit op locatie en ronden deze digitaal af. Facturatie en administratie volgen automatisch, zonder extra handmatige stappen.
SAP en logistiek: van magazijn tot verzending
Ook in de logistieke keten is veel veranderd bij Van Duijnen Groep. Dankzij een directe koppeling met GLS Netherlands worden zendingen automatisch aangemaakt vanuit SAP Business One. Labels en trackinginformatie worden direct gegenereerd, waardoor verzending een volledig geïntegreerd onderdeel van het orderproces is geworden.
Waar voorheen nog handmatige handelingen nodig waren voor het overnemen van adresgegevens en het aanmaken van verzendetiketten, verloopt dit proces nu volledig automatisch binnen één systeem. Hierdoor worden fouten geminimaliseerd en kan de logistieke afhandeling veel sneller worden uitgevoerd.
Afhankelijk van de zending kan het systeem één verzendetiket per order genereren of meerdere etiketten per colli, zodat het proces altijd aansluit op de praktische situatie in het magazijn. Zodra een zending is aangemeld, wordt automatisch Track & Trace-informatie teruggekoppeld naar SAP Business One, zodat zowel medewerkers als klanten realtime inzicht hebben in de status van leveringen.
Het resultaat is een gestroomlijnde logistieke keten waarin snelheid, betrouwbaarheid en traceerbaarheid samenkomen binnen één geïntegreerd ERP-proces.
Daarnaast wordt er bij Van Duijnen gebruik gemaakt van produmex scan.
Produmex Scan bij Van Duijnen
In het magazijn speelt Produmex Scan een centrale rol. Medewerkers werken met barcodescanners of mobiele apparaten om alle belangrijke magazijnhandelingen uit te voeren. Denk hierbij aan goederenontvangst, orderpicking, interne voorraadbewegingen en verzendingen. Elke handeling wordt direct gesynchroniseerd met SAP Business One, waardoor de voorraad en orderstatus altijd actueel zijn.
Daarnaast ondersteunt de oplossing het direct printen van labels en etiketten vanuit de scanner. Dit maakt het proces niet alleen sneller, maar ook consistenter en minder foutgevoelig
Realtime Gegevensverwerking
Altijd actuele voorraad- en orderinformatie binnen SAP Business One.
Ondersteuning van labelprinting
Labels kunnen direct vanuit de scanner worden aangemaakt en geprint.
Minder fouten
Directe barcodeverwerking voorkomt handmatige invoer en reduceert fouten in het proces.
Efficiënter werken
Sneller orderpicken, verwerken en verzenden met minder administratieve handelingen.
Permanence Module
Binnen de financiële processen van Van Duijnen Groep speelt ook de inrichting van omzet- en kostenspreiding een steeds belangrijkere rol. In samenwerking met JIS Nederland is daarom de Permanence module geïmplementeerd binnen SAP Business One.
Door deze inrichting ontstaat binnen Van Duijnen Groep een financieel proces dat niet alleen efficiënter is, maar ook beter aansluit op de dagelijkse praktijk van service en contractmatige dienstverlening.
Slimme serviceplanning en uitvoering in de praktijk
Binnen de serviceorganisatie van Van Duijnen Groep wordt Field Service Management ingezet voor de planning en uitvoering van service- en onderhoudswerkzaamheden binnen SAP Business One. Serviceverzoeken worden direct in het systeem geregistreerd en automatisch toegewezen aan een monteur. Daarbij ontvangt de monteur alle relevante informatie voor de uitvoering van de opdracht, zoals storingsomschrijving, klantgegevens, locatie en planning. Ook is inzichtelijk welke materialen of onderdelen nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren.
Op basis hiervan kan de monteur efficiënt voorbereid naar de klant, waardoor het aantal vervolgbezoeken wordt beperkt en storingen sneller kunnen worden opgelost.Ter plaatse worden de werkzaamheden digitaal vastgelegd in SAP Business One. Na afronding wordt de opdracht door de klant elektronisch bevestigd, waarna de verwerking automatisch wordt doorgezet richting administratie en facturatie.
Door deze integratie sluiten planning, uitvoering en financiële afhandeling direct op elkaar aan, wat zorgt voor een gestroomlijnd en beheersbaar serviceproces binnen de organisatie.
Meer weten over SAP Business One door JIS Nederland?
Met SAP Business One , professioneel ondersteund door de consultants van JIS, loopt de Van Duijnen Groep voorop in de markt. Wilt u meer weten over dit project? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.